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Désherbage (BCDI 2.30)

La nouvelle fonctionnalité de désherbage proposée dans la version 2.30 de BCDI permet :

• de désherber rapidement (= mise « au pilon » dans BCDI) :
  • les supports côtés (imprimés, multimédia)
  • les périodiques
• de créer un rapport (format pdf notamment) pour présentation au Conseil d’Administration de l’établissement

Note  : la procédure ci-dessous concerne les supports cotés, elle est sensiblement la même pour les périodiques (avec un rapport adapté à ce support)

Pour accéder au module de désherbage : « Gestion du fonds : Désherbage : des supports côtés »

1/ Sélectionner les exemplaires à désherber

Choisir le mode de recherche adapté aux besoins :

Recherche sur : « Exemplaires : codes ou numéros »

• Taper un ou plusieurs codes ou numéros d’exemplaires
• Attention  : si vous n’avez pas défini de paramétrage spécifique en ADMIN, BCDI considérera que le chiffre tapé est un numéro d’exemplaire, s’il n’existe pas il ira ensuite chercher un code exemplaire correspondant
• Remarque  : si plusieurs codes ou numéros, aller à la ligne après chaque code ou numéro

OU

Recherche sur : « Exemplaires »

• Permet d’effectuer une recherche sur certains champs de la fiche « Exemplaire »
• Permet également d’effectuer une recherche croisée sur des champ différents (menu déroulant) et en utilisant un des signes « = > < »
• Par exemple : des exemplaires qui ne sont plus empruntés depuis une date choisie :

ET/OU

Rechercher sur : « Notices »

• Permet d’effectuer une recherche sur certains champs de la fiche « Notice »
• Permet également d’effectuer une recherche croisée sur des champ différents (menu déroulant) et en utilisant un des signes « = > < »
• Permet aussi de faire une recherche croisée sur les champs de la fiche « Exemplaire » et sur ceux de la fiche « Notice »
• Par exemple : des exemplaires qui ne sont plus empruntés depuis une date choisie en précisant un éditeur :

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OU BIEN

Rechercher sur : « Fichier mis au pilon »

• Permet de rechercher à partir d’une liste de codes ou numéros d’exemplaires saisis dans un fichier texte

• Remarques :
  • Il faut utiliser un format texte « .txt » (appelé : « document texte », « bloc-notes »).
  • Dans le fichier texte, les codes ou numéros d’exemplaire doivent être écrits les uns en dessous des autres (en allant à la ligne)
  • Ce fichier texte peut être enregistré n’importe où sur l’ordinateur

• Cliquer sur le bouton « <> » puis aller dans le dossier où se trouve le fichier texte souhaité. Sélectionner ce fichier et cliquer sur « Ouvrir »

OU BIEN

Rechercher sur : « Feuilleter »

• Permet de feuilleter par la table « Exemplaires » (champs au choix)
• Remarque : penser à cliquer sur le bouton « Fiche suivante » pour afficher une fiche existante
• Cliquer ensuite sur le bouton « Retourner dans la fiche d’origine » pour sélectionner la fiche exemplaire souhaitée
• puis fermer la table « Exemplaires »

Cumuler plusieurs recherches

• Il est possible d’avoir une liste de résultats qui cumule différentes recherches effectuées
• Après une première recherche, ne pas effacer le résultat, et lancer une nouvelle recherche
• En cliquant sur le bouton « Rechercher » (icône « engrenages »), BCDI propose de fusionner ou de remplacer la recherche actuelle :

Supprimer des fiches du résultat

• Dans la liste de résultats, décocher ceux qui ne seront pas désherber
• Cliquer sur le bouton « Effacer » (icône « gomme »)
• Choisir d’effacer « Seulement les éléments non sélectionnés »

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2/ Préparer la mise au pilon

• Cliquer sur le bouton « Préparer la mise au pilon »

• Possibilité de choisir le « Motif » (selon la formule IOUPI)
  • par défaut c’est le motif « Périmé » qui est indiqué
  • pour information : des exemples de la méthodes IOUPI : http://poldoc.enssib.fr/ressource/bm/Digne_BM1.htm

• Cliquer sur le bouton « Rapport »
  • Enregistrer ce rapport (bouton « Exporter »), de préférence au format « Fichier PDF »
  • Fenêtre « Exporter en PDF » : ne rien modifier et cliquer sur OK
  • Choisir ou créer un dossier spécifique de type « Sortie d’inventaire CDI »
  • Par défaut le fichier est nommé « ©DesherbageSupportsCotes.pdf » : modifier le nom (exemple : « Sortie inventaire CDI 2012-09 »)
  • Enregistrer puis Quitter le rapport

• Cliquer sur le bouton « Mettre au pilon »
  • Possibilité de supprimer automatiquement les notices des exemplaires mis au pilon
  • Il est conseillé de répondre OUI (pour éviter de conserver des notices inutiles qui font du bruit dans les recherches)
  • remarque : si une notice possède plusieurs exemplaires dont au moins un est disponible, la notice ne sera pas supprimée

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Annexes

Information sur les références bibliographiques

• Ces références bibliographiques n’apparaissent que pour les supports côtés (pas les périodiques), en italique, en bas de la fiche exemplaire. Elles donnent des informations qui étaient contenues dans la fiche notice (Titre, auteur, éditeur, date de parution)

• Les supports côtés qui ont été mis au pilon avant la version BCDI 2.30, et dont la fiche Notice a été supprimée, ne possèdent pas de références bibliographiques

Précisions complémentaires

• Lors d’une mise au pilon directement depuis la fiche exemplaire d’un document (c’est-à-dire, sans passer par le module de désherbage mais en modifiant le statut d’un exemplaire sur sa fiche) :
  • au moment de l’enregistrement de la fiche modifiée, BCDI 2.30 propose de supprimer la notice (il est conseillé d’accepter pour éviter le bruit dans les recherches)
  • remarque : si la notice comporte au moins un autre exemplaire disponible, BCDI 2.30 ne proposera pas de supprimer la notice

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