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Récupération des fichiers élèves dans BCDI

 

Cette récupération se décompose en trois étapes :

  • Étape 1 : Exportation des élèves à partir de ScoNet ou SIECLE
  • Étape 2 : Conversion du fichier CSV pour le mettre au format XML pour BCDI
  • Étape 3 : Importation du fichier des emprunteurs dans BCDI

 

Étape 1 : Exportation des élèves à partir de ScoNet ou SIECLE

À l’administration, sur l’ordinateur où est installé Sconet ou SIECLE, faire une extraction de données selon le protocole suivant, pour le fichier emprunteurs à insérer dans bcdi.

 

Une fois connecté à Sconet ou SIECLE :

  • Choisissez « Accès base élèves »
  • Choisissez ensuite soit :
    • Année en préparation si le Rectorat n’a pas fait la bascule des élèves pour l’année en cours
    • Année en cours si le Rectorat a fait la bascule des élèves pour l’année en cours.
  • Dans le menu déroulant, choisissez exploitation, puis extractions et enfin personnalisées, nouvelle extraction pour la première fois
  • Donnez comme nom par exemple : BCDI
  • Critères de sélection :
    • Thème : Scolarité actuelle
    • Critère : Statut
    • Condition : Egal
    • Valeurs : Scolaire
  • Cliquez sur le bouton « + » qui va rajouter une nouvelle ligne où vous choisirez maintenant le thème Responsables

Remarque : suivant les académies, il semble que la procédure peut ensuite être différente :

  • si après avoir cliqué sur « + » vous voyez le thème Responsables, choisissez la procédure N°1
  • si vous ne voyez pas le thème Responsable (mais le thème responsable légal 1), refermez le « + » et cliquez à la place sur Suite : c’est la procédure N°2
Procédures n°1 et n°2 : détails

La suite est commune à toutes les académies :

  • Sélection champ tri
    • Indiquer en face du nom : 1
  • Voir le résultat
  • Cliquez sur enregistrer (ce qui permettra de refaire l’extraction pour une mise à jour des emprunteurs dans BCDI), puis sur exporter en laissant par défaut le délimiteur ; (point virgule)
  • Cliquez sur Exporter
  • Enregistrez directement le fichier nommé par défaut « exportCSVExtraction.csv » sur une clé USB ou sur une disquette
  • Quittez Sconet ou SIECLE
Attention ! : Ne pas ouvrir le fichier enregistré pour en vérifier le contenu (risque de problèmes au moment de la conversion)

 

Étape 2 : Conversion du fichier CSV pour le mettre au format XML pour BCDI

Choix entre deux solutions possibles :

1. Utilisation du nouveau service de conversion en ligne :

  • service de conversion en ligne : http://cyberlib.crdp-poitiers.org/MAJemprunteurs/
  • suivre la procédure indiquée (il n’est plus nécessaire d’utiliser un logiciel de conversion)
  • ce service permet de récupérer plus de champs notamment la Date de naissance qui est un nouveau champ de la version 2.30 de Bcdi
  • un fichier XML généré avec ce nouvel outil peut tout à fait être inséré dans un Bcdi antérieur à 2.30 (la date de naissance ne sera alors pas insérée)

 

2. Utilisation du logiciel de conversion « CsvXml » :

Attention : l’installation de CsvXml doit être faite sur un ordinateur où tous les droits vous sont attribués (voir avec l’administrateur réseau)
  • téléchargez CsvXml, version 2.4 de septembre, depuis le Club BCDI
  • installez le
  • recopiez le fichier enregistré à l’étape 1 dans le répertoire \BcdiCli\Temp
  • Exécutez CsvXml,
  • cliquez sur l’option « Fichier ScoNet »
  • cliquez sur le bouton « Fichier Csv source » pour aller chercher votre fichier « exportCSVExtraction.csv »

Le fichier exportCSVExtraction.csv est immédiatement contrôlé (un message vous indique s’il est valide).

  • Cliquez sur le bouton « Convertir »

Un fichier « Emprunteurs.xml », directement importable, est créé dans le même répertoire que le fichier source (\BcdiCli\Temp)

 

Étape 3 : Importation du fichier des emprunteurs dans BCDI

Versions antérieures à BCDI 2.30 :

  • Suppression des anciens emprunteurs :
    • Gestion du prêt /gestion des emprunteurs /rechercher
    • équation : Statut = Elève 
    • supprimer les fiches élèves
  • importation du nouveau fichier :
    • « Gestion du prêt » : « Gestion des emprunteurs » : « Importer »
    • le fichier « Temp » s’ouvre : choisir le fichier « Emprunteurs.xml » qui vient d’être créé
    • cliquer sur « Ouvrir »

 

A partir de de BCDI 2.30 (nouveauté) :

  • Mise à jour des anciens élèves et importation des nouveaux élèves
    • Gestion du prêt / Gestion des emprunteurs / Mettre à jour
    • suivre la procédure indiquée (sauvegarde, anonymer ou non les prêts, faire la mise à jour)

 


Copies d’écran de la procédure intégrale avec SIECLE
Fiche SIECLE : versions antérieures à BCDI 2.30
Fiche SIECLE : à partir de BCDI 2.30

Autres copies d’écran : http://www.cndp.fr/crdp-aix-marseille/IMG/pdf/Exportation-siecle.pdf

 

Téléchargement de CsvXml

 

Sources :
Cette fiche est réalisée grâce aux éléments produits par les CRDP de Poitiers, de Lyon, de Paris et des professeurs-documentalistes de l’académie Nancy-Metz, aux adresses suivantes :

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