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Salle de conférence

Salle de conférence

Salle de conférence

Pour vos congrès, conférences ou colloques, l’Atelier Canopé de Grenoble propose la location d’une salle en amphithéâtre de 406 places avec Écran 7x4, scène de 60m2, balcon de 86 places, sonorisation HF, etc.

salle de conférence du CRDP

Conditions d’utilisation

1. Salle de conférences : utilisation usuelle
La salle de conférences de Canopé a pour fonction première d’accueillir les conférences et évènements liés à ses activités et, plus généralement, à celles du Ministère de l’Education Nationale. A ce titre, tout évènement entrant dans ce cadre est prioritaire et les termes contractuels d’occupation de la salle en sont spécifiques et conventionnés en amont. Les partenaires concernés sont priés de s’adresser directement au Directeur de l’Atelier Canopé de Grenoble.

1.1 Matériel
1.1.1 Ordinateur

Un ordinateur est tenu à demeure dans la salle de conférences afin de permettre tout type de projection audio et/ou vidéo. Il est connecté à Internet, au vidéoprojecteur et au système audio de la salle. Seul cet ordinateur (Windows) peut être a priori utilisé. L’utilisateur doit donc apporter les documents dont il a besoin sur une clef USB. L’utilisation de tout autre système de diffusion doit être prise en charge par l’utilisateur, après avoir fait l’objet d’une demande et d’une autorisation préalables.

1.1.2 Autre matériel
La liste du matériel disponible pour votre conférence est disponible ici

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. Il vous faut impérativement spécifier ce dont vous aurez besoin dans cette liste (ceci vous sera demandé au moment de la réservation) en cochant les cases correspondantes. C’est uniquement ce matériel que vous trouverez à votre disposition et en état de fonctionnement. Toute demande de matériel excédant cette liste devra faire l’objet d’une demande préalable, sans obligation de la part de Canopé d’y pourvoir.

1.1.3 Paramétrage technique de la salle
Afin que votre conférence se déroule dans les meilleures conditions, la salle ayant été préparée à cet effet pour vous, il convient que vous ne modifiez aucun des paramètres techniques (audio, vidéo) de la salle, qui doit rester dans la même configuration depuis votre arrivée jusqu’à votre départ. Toute modification ne peut être effectuée que par un personnel de Canopé ou par une autre personne ayant bénéficié, au préalable, de l’accord exprès d’un représentant de Canopé.

1.1.4 Avaries
En cas d’avarie de matériel (vidéoprojecteur, système audio, micros, éclairages…), peu de temps avant la conférence ou pendant le déroulement de celle-ci, nous essaierons autant que possible d’y sursoir, sans pouvoir nous y engager formellement. Au cas où cette avarie empêcherait la bonne tenue de votre évènement, vous serez dégrevé des frais d’occupation de l’espace. Nous mettons toutefois tout en œuvre en termes de maintenance du matériel, en sorte que ce type d’avarie est extrêmement rare.

1.2 Technicien
Quel que soit le type d’évènement, conférence, spectacle, colloque, concert (…), aucun régisseur ni technicien n’est disponible pour vous assister. Lorsque vous utiliserez la salle de conférence pour une utilisation standard, le matériel lié à cette utilisation sera mis à votre disposition et opérationnel au moment de votre arrivée (voir fiche technique ci dessous).

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2. Salle de conférences : utilisation exceptionnelle
Toutes les fois que cela est possible, Canopé s’efforce d’offrir la possibilité de louer cette salle de conférence, d’une capacité maximale de 406 places, pour d’autres types de publics et d’évènements (musicaux, théâtraux, spectacle vivant…). Comme son nom l’indique, cet espace est initialement dédié à l’accueil de conférences. Tout autre type d’évènement susceptible d’entraîner une reconfiguration de l’espace et, plus généralement, une préparation logistique et technique qui doit être convenu au préalable entre le locataire et Canopé.

2.1 Technicien (présence sur demande)
Il est possible, si la demande en est exprimée suffisamment en amont, de pourvoir à une assistance technique et humaine. Cette assistance technique et humaine présente un coût dont le locataire est redevable à Canopé. A cette fin, un devis sera présenté au locataire au moment de la signature de la convention d’occupation de la salle, qui tiendra compte des demandes du locataire et des moyens de Canopé. Il importe donc que le locataire soit très spécifique quant à ses besoins. Le locataire comme Canopé sont libres, préalablement à la signature de la convention d’occupation de la salle, de se dédire de leur engagement jusqu’à quinze jours avant la date de l’évènement programmé. Passé ce délai, les sommes engagées resteront dues par le locataire en cas de rupture du contrat, de même que Canopé sera tenu de rembourser les sommes engagées par le locataire et/ou de proposer une autre date pour l’évènement convenu en cas de difficulté à satisfaire les demandes auxquelles Canopé s’était engagé à répondre.

3. Horaires, jours d’occupation et gardiennage
Hors congés, jours fériés et ponts afférents, Canopé est ouvert de 8h30 à 17h30, du Lundi au Vendredi, avec une fermeture méridienne de l’établissement entre 12h30 et 13h15. Cette fermeture méridienne peut être au besoin reconsidérée ou annulée, selon les besoins du locataire, qui doit en faire la demande au préalable. La salle de conférence ne peut pas être occupée avant 9h du matin. Toute présence dans le bâtiment au-delà de 17h30 ou, plus généralement, lorsque l’établissement est fermé (hors pause méridienne), entraîne la nécessité pour le locataire de s’acquitter des frais de gardiennage et de sécurité inhérents à la présence exceptionnelle d’un gardien. La présence du gardien ne peut pas être inférieure à deux heures continues. Les frais de gardiennage effectifs seront facturés a posteriori à l’occupant de la salle. A titre indicatif, ces frais sont strictement inférieurs à 30 euros TTC/heure.

4. Hall
La salle de conférence ouvre sur un hall de 200m2 qui peut être utilisé à des fins de réception. Lorsque l’utilisation du hall est demandée en lien avec la location de la salle de conférence, le paiement de la location de la salle de conférence donne droit à l’occupation du hall à titre gratuit. Néanmoins, la réservation du hall doit faire l’objet d’une demande au Directeur de Canopé et doit être signalée dans le contrat de location. Toute demande mobilière (tables, chaises…) dans le hall doit faire l’objet d’une demande spécifique et préalable. L’utilisation du hall et de son matériel est soumise aux mêmes termes de respect des lieux et du matériel que ceux qui concernent la salle de conférence.

5. Dégradations
Le locataire s’engage à laisser les lieux dans l’état exact où il les aura trouvés. En cas de dégradation du matériel, il est invité à signaler spontanément celle-ci à Canopé. Il veillera à ce que les lieux soient rendus aussi propres qu’ils l’étaient à son arrivée.

6. Tarifs
Ce paragraphe n’intéresse pas les partenaires de Canopé, rattachés ou non à l’Education Nationale, ayant conclu un accord préalable pour une mise à disposition de la salle à titre gratuit ou selon un tarif privilégié.
La salle de conférence de Canopé peut être retenue à la demi-journée (location standard). Cette demi-journée peut s’étendre jusqu’à six heures d’occupation continue au maximum. Une réservation d’une durée moindre équivaut à une demi-journée. La réservation à la journée peut dépasser douze heures d’occupation continue, sans excéder quinze heures d’occupation continue. La location à la journée permet de bénéficier d’un tarif avantageux.

Tarif de la demi-journée (hors gardiennage et assistance technique) : 750 euros TTC.
Tarif de la journée (hors gardiennage et assistance technique) : 990 euros TTC.

7. Obligations
L’organisateur est respectueux du principe de laïcité. Il certifie que la manifestation organisée n’a aucun caractère partisan, politique ou religieux. L’organisateur reconnaît avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées dans l’établissement au cours de l’utilisation des locaux mis à sa disposition ; avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité affichées dans l’établissement ainsi que des consignes spécifiques données par le représentant du Canopé.

Contact
Toute demande de réservation et de location de la salle de conférences de l’atelier Canopé de Grenoble doit être exclusivement adressée à son Directeur (de préférence par téléphone) :
-  Par courrier :
Virgile Deslandre / Directeur Atelier Canopé / 11, Avenue du Général Champon / 38000 Grenoble
-  Par courrier électronique :
virgile.deslandre@reseau-canope.fr
-  Par téléphone :
06 46 86 08 51