Règles d'indexation

1. Choix des concepts

Le choix des concepts à représenter repose sur deux règles qui peuvent paraître contradictoires : l'exhaustivité, la sélectivité.

Au nom de l'exhaustivité, tous les concepts pour lesquels le document apporte une information significative doivent être retenus.

Au nom de la sélectivité :

  • les seuls concepts à retenir sont ceux susceptibles d'intéresser l'utilisateur et de lui apporter une information significative sur des centres d'intérêt actuels ou prévisibles ;
  • les sujets peu représentés dans le centre de documentation ou marginaux par rapport aux préoccupations de la majorité des usagers pourraient être analysés moins finement que les autres.

2. Profondeur de l'indexation

La profondeur de l'indexation, c'est-à-dire le nombre de descripteurs affectés à un document, ne doit pas être limitée arbitrairement mais dépendre :

  • de la quantité et de la pertinence de l'information apportée par ce document ;
  • de la nécessité de prendre en compte deux paramètres quelquefois difficiles à concilier : le traitement de son fonds propre parfois très limité, le partage des tâches en réseau avec des centres de documentation dont le fonds est plus riche ;
  • des contraintes imposées par le logiciel documentaire utilisé (certains systèmes informatiques n'autorisent que cinq descripteurs).

3. Qualité de l'indexation

Il est souhaitable, pour améliorer la qualité de l'indexation, de connaître le degré de satisfaction des usagers du centre de documentation et de conduire, avec les enseignants et les élèves, une réflexion sur les problèmes qu'ils rencontrent lors d'une recherche.