Gérer le prêt des manuels scolaires avec BCDI: témoignage

Préambule

Ayant appris lors d'un stage sur BCDI à créer de nouvelles bases, il est apparu comme une évidence que BCDI était l’outil à proposer à l’équipe éducative pour simplifier le prêt des manuels scolaires : plus de fiches « papier », gain de temps à la distribution, édition automatisée des lettres de rappel, plus de comptage manuel du stock. Voici la démarche suivie. Elle tient évidemment compte de la relation de confiance dans le travail qui lie les différents membres de l’équipe éducative.

1- Soumettre l’idée au chef d’établissement et au gestionnaire en même temps de manière à pouvoir établir simultanément la répartition des tâches et balayer tout risque de malentendus.

2- Informer l’équipe chargée du prêt qui devra prévoir au retour des manuels un temps pour l’informatisation du fonds. Dans mon établissement, ce sont les enseignants.

3- Préparer la base et ses accès en s’aidant de la fiche de méthode proposée par le club BCDI à l’adresse suivante : http://doc-partage.crdp-poitiers.cndp.fr/
majbcdi2008/BCDIetmanuelsscolaires.htm

La première fois, il s’agit de préparer toutes les notices des manuels en usage dans l’établissement. Dans mon collège, cela représente 25 notices sachant qu’elles étaient pour la plupart dans la base principale. L’année suivante, il n’y aura que 4 à 5 notices pour les changements de séries à importer. Après plusieurs essais, j’ai opté pour une saisie simplifiée du titre : discipline suivi du niveau (ex : français 6ème).
Dans la saisie de la notice, contrairement à ce qui est conseillé par les collègues de Poitiers, il a semblé opportun de mettre tout de même l’ISBN, le nom de l’auteur, l’année de parution, le coût pour les manuels récents…éléments d’information que le gestionnaire me demande régulièrement en fin d’année et qu’il aura désormais à l’écran ( un accès à BCDI depuis son bureau a été mis en place).

4- Formation rapide de l’équipe lors du retour des manuels. Par équipe de deux (4 équipes sur 4 postes), les collègues ont saisi dans BCDI le nombre d’exemplaires, l’état du manuel et noté sur chaque livre le numéro d’exemplaire. Dans notre établissement, c’est un peu moins de 2000 manuels qui ont été informatisés très rapidement (une demi-journée environ, je n’ai plus le souvenir exact).

5- Créer la base Emprunteur le jour de la pré-rentrée avec l’extraction Sconet. Formation rapide de l’équipe chargée d’équiper les nouvelles séries et le réassortiment pour la saisie dans BCDI (nombre d’exemplaires, état, numéro d’exemplaire sur le livre).

6- Le jour de la rentrée, formation rapide de l’équipe chargée du prêt. Cinq enseignants ont enregistré simultanément les fiches de prêt en salle informatique soit à peine 10 minutes par classe (25 élèves maximum dans notre établissement, 13 classes).

7- Editer le rapport (liste des prêts par emprunteurs et par classe) et l’enregistrer sur une clé USB pour se rassurer avec une sauvegarde supplémentaire sans avoir à l’imprimer.

8- Reste à expérimenter le retour : l’idéal serait de procéder au retour des livres et à l’inventaire des états dans le même temps.

Le documentaliste seul et la gestion des manuels scolaires : rentrée 2005

Toutes ces tâches incombaient au documentaliste :

• A la rentrée
  
  · Prêt aux enseignants.
  · Equiper les nouvelles collections : tamponner, étiqueter, numéroter.
  · Distribuer sur 1 journée et demie : vérifier les états et remplir les fiches élèves.
  · Rangement de la salle et de la réserve.
  · Recherche de solutions pour les manuels pilonnés.
  · Recherche des manuels manquants.
  
  
• Pendant l’année :
  
  · Déclarations aux différents groupements d’éditeurs.
  · Gestion des mouvements d’élèves : entrées et sorties.
  · Réception et distribution des spécimens.
  · Contact des éditeurs en cas d’erreur ou d’oubli.
  · Saisie informatique et mise à disposition dans le fonds documentaire du CDI.
  
  
• A la sortie :
  
  · Plannings
  · Informations Familles et élèves.
  · Préparation de la salle
  · Vérification des retours.
  · Rappels élèves.
  · Appels famille.
  · Etats des retours pour exeat
  · Effectifs
  · Repérage et réparation des défaillances matérielles.
  sauf  Budget et commande

Participation de l'équipe éducative à la gestion des manuels scolaires : rentrée 2009

 Il reste comme tâches au documentaliste (ce qui est en gras, ital) :

• A la rentrée

· Prêt aux enseignants.
· Equiper et saisir les nouvelles collections : tamponner, étiqueter, numéroter.
· Distribuer sur 1 demi-journée (13 divisions): saisie dans BCDI par 6 enseignants.
. Aide à la distribution (formation des équipes,  gestion des petits problèmes techniques: fiche emprunteur manquante par exemple )
· Rangement de la salle et de la réserve.
· Recherche de solutions pour les manuels pilonnés.
· Recherche des manuels manquants.

• Pendant l’année :

· Déclarations aux différents groupements d’éditeurs.
· Gestion des mouvements d’élèves : entrées et sorties.
· Réception et distribution des spécimens.
· Aide au contact des éditeurs en cas d’erreur ou d’oubli.
· Saisie dans le fonds documentaire du CDI et préparation de la base « manuels ».

• A la sortie :

· Plannings
· Informations Familles et élèves.
· Préparation de la salle.
· Vérification des retours.
· Rappels élèves : 2 niveaux (le gestionnaire assurant 2 niveaux).
· Appels famille.
· Etats des retours pour exeat : 2 niveaux.
· Effectifs (stock)
· Repérage et réparation des défaillances matérielles.
· Budget et commande

Lien

Compilation de messages issus de la liste cdidoc-fr [2004]

Comment BCDI peut contribuer à la gestion des manuels scolaires [CRDP Dijon]