Le documentaliste, le CDI et les nouveaux environnements numériques

Pouvez-vous vous présenter et exposer rapidement votre parcours professionnel ?

Sophie Kennel : J’ai commencé ma carrière de documentaliste comme contractuelle dans un centre de formation d’apprentis. Après avoir passé le CAPES, j’ai exercé en collège et lycée professionnel avant d’obtenir un poste d’enseignement en documentation au département Information-Communication de l’IUT Robert Schuman de Strasbourg. J’assure aujourd’hui, en plus de ma charge de cours, la direction des études et la responsabilité pédagogique du DUT Information-Communication option Gestion de l’information et du document dans les organisations, ainsi que le pilotage d’un projet de licence professionnelle « médiation de l’information et du document dans les environnements numériques ». Enseigner la documentation et organiser la formation professionnelle oblige à bien étudier et connaître les pratiques et les besoins du milieu professionnel. Cela engage également à une analyse à la fois approfondie et générale des situations d’exercice et de la réflexion des praticiens. Les disparités, on le sait, sont énormes, tant au niveau des volontés institutionnelles et individuelles que des compétences des personnes et des moyens mis à leur disposition. La mission des responsables de formations « métiers » est bien sûr d’adapter les programmes pédagogiques à la réalité des contextes d’exercice, même si ceux-ci sont très divers (au niveau des équipements comme des politiques de gestion). Mais nous avons aussi un rôle essentiel d’initiateurs pour l’évolution des pratiques et les mutations du métier. Ce sont les étudiants que nous formons aujourd’hui qui feront la profession de demain. C’est tout l’intérêt d’une formation aux métiers de l’information-documentation qui s’enrichit de la recherche et de la réflexion sur l’analyse des pratiques.

J'aimerais que l'on aborde plus précisément dans cet entretien la gestion de l'information dans les espaces numériques. Pouvez-vous d'abord proposer une brève typologie de ces espaces numériques ? 

Sophie Kennel : Les espaces numériques, sans vouloir tenter une définition qui enfermerait ou réduirait ce concept mouvant, englobent tous les lieux de stockage, de partage, de circulation et d’échange d’informations et de données sur les différents types de réseaux informatiques. Cette expression, ou celle d’ « environnement numérique », doit être entendue de façon large et s’applique aux dispositifs existants et à venir comme : * Les espaces publics de l’internet : - Les sites internet - Les blogs * Les espaces privés de l’internet : - Les environnements numériques de travail - Les intranets - Les extranets - Les plates-formes d’enseignement à distance * Les outils de communication en ligne : - Les listes de diffusion - Les forums Cette liste n’est pas exhaustive, ni définitive bien sûr. Du point de vue qui nous intéresse de la gestion de l’information dans les environnements numériques, ce sont les espaces et produits documentaires multiples et multipliés sur les réseaux : portails d’information, bases de données en ligne, ENS, fils RSS, etc. Ils ne sont pas pour autant rattachés à des fonctions documentaires. On assiste à une redistribution des rôles et des fonctions entre les métiers : informaticiens, documentalistes, chargés de communication, journalistes mais aussi les professionnels spécialisés dans l’un ou l’autre domaine de la connaissance. 

Quels en sont, de votre point de vue, les enjeux pour les professionnels de l'information et plus particulièrement pour les enseignants documentalistes ? 

Sophie Kennel : Il est difficile d’aborder la question des enjeux, surtout du point de vue des risques, sans entrer dans les débats qui animent depuis toujours notre profession : la course imposée – et nécessaire – à l’innovation permanente, l’accumulation des missions et de la charge de travail, les carences des politiques d’accompagnement en postes, équipements et formation, le risque de dérive des fonctions documentaires vers la gestion informatique et de réseaux, et paradoxalement la « menace » sur notre fonction, avec le phagocytage de nos fonctions par les nouveaux producteurs d’information et gestionnaires de systèmes. J’ai l’utopie de croire que notre métier avance cependant par démarche concomitante de revendication et d’action. S’il faut rester vigilant, voire militant, pour que nous puissions assurer nos missions efficacement, comment refuser les opportunités offertes par les espaces numériques ? On imagine mal un enseignant documentaliste arrivé dans ce métier par vocation ne pas être motivé par ces aspects : * La possibilité de faire éclater les limites physiques de l’espace documentaire en terme de lieux d’accès mais aussi de publics * La multiplicité des sources et ressources, des moyens d’accès à l’information * L’enrichissement des taches documentaires mais aussi de communication et d’information * La promotion de nos fonctions de conseil et de management, de communication, de formation

Avez-vous  été personnellement impliquée dans  la mise en place d'un intranet dans un établissement scolaire ? A l'IUT de Strasbourg où vous exercez actuellement ?

Sophie Kennel : En 2002, un projet d’intranet a été initié à l’IUT Robert Schuman de Strasbourg par notre actuel directeur, alors vice-président TICE de l’université. L’objectif était de créer un outil d’information, de communication et d’enseignement au sein de l’établissement. Nous sommes partis de rien, sans formation particulière ni moyens, avec seulement les compétences spécifiques des porteurs du projet : le responsable informatique de l’IUT et moi-même. Cet intranet est pour moi un modèle de collaboration entre les compétences « métiers » qui se sont intégrées au projet au fur et à mesure : * L’équipe informatique qui a su apporter la réponse technique adaptée aux besoins exprimés et assure une maintenance rapide et efficace. Nous sommes d’ailleurs rapidement passés à un extranet. * Les professionnels de l’information pour la modélisation du projet : arborescence du site et des fichiers, procédures de stockage et de publication des documents, mais aussi conception d’une interface adaptée aux différents publics, l’adaptation du produit à l’évolution des besoins. * La responsable de la communication de l’intranet qui gère les pages d’accueil, le journal interne en ligne, l’annonce d’informations de fonctionnement et les événements. * Les enseignants, encore trop peu nombreux, mais qui assurent même pour certains leur propre publication. * La direction qui soutient et valorise le projet, sans être un élément strict de contrôle ou d’orientation de la publication. Les différents niveaux de validation (départements, communication, direction) permettent la souplesse d’édition. * Les étudiants, très vite en demande d’information en ligne plus riche et plus immédiate, qui ont créé le besoin et justifié le développement du produit. Ils sont largement producteurs aujourd’hui. Une enquête auprès des usagers a confirmé par ailleurs que l’offre crée le besoin. Les utilisateurs les plus demandeurs de services et ressources sont ceux des départements dont l’intranet est le plus évolué. Il ne s’agit pas là d’un intranet documentaire mais j’ose prétendre que l’intervention d’un spécialiste de l’information a été essentielle dans le pilotage du projet. Trois ans après, il faut cependant reconnaître que les objectifs n’ont été que partiellement atteints. Le bilan reste très nuancé, les blocages persistants : * La réussite est très inégale selon les services : il manque des moyens humains et de volontés. * 4 ans après le lancement, les choses avancent toujours très doucement. Pour certains la gestion éditoriale a atteint sa vitesse de croisière, ne demandant qu’un temps d’action relativement limité. * Aucun moyen particulier n’a été octroyé : la participation à l’intranet se fait sur la base du bénévolat et de l’auto-formation. Il n’y a aucune visibilité des charges assurées au sein du projet, ni de leur répartition. * Le centre de documentation de l’établissement est quasiment absent du projet, même s’il est vrai que sa démarche s’intègre dans la politique plus générale de bibliothèque virtuelle des services communs de documentation des universités.

Dans le cadre de l’accompagnement des projets d’étudiants il m’a été donné de participer à plusieurs projets d’intranets d’établissements ou d’entreprises. On peut relever quelques constantes : * la politique de mise en place d’intranets est souvent dissociée de la réflexion sur la politique documentaire : on trouve des « sites » vitrines et statiques, des vides, des redondances d’information ou de ressources, beaucoup d’incohérences, une analyse des besoins et usages quasi inexistante * il est rare que l’approche du projet soit complète : plutôt informatique ou administrative, rarement de communication et d’information * l’intranet n’est pas pensé dans la durée * la réussite du projet n’est ni question de métiers ni de compétences, mais de motivations individuelles et de personnes * les projets qui aboutissent sont l’œuvre d’une collaboration réelle entre les métiers impliqués, souvent liée à une entente entre individus * beaucoup d’intranets sont initiés très modestement et se développent dans la durée jusqu’à devenir des espaces numériques très performants (de l’espace commun de stockage à la gestion centralisée et collaborative des ressources et au service en ligne) * les obstacles au partage de l’information relèvent autant des limites technologiques que des comportements. Les obstacles technologiques résident essentiellement dans l’implantation ou dans l’adaptation de l’outil au besoin, quand ces technologies sont existantes dans l’établissement. Les obstacles comportementaux sont liés à la rétention d’information (l’information, c’est le pouvoir), à la mauvaise évaluation de son intérêt pour l’autre, au refus de la contrainte de transmission, à la crainte du jugement.

On constate que les documentalistes ont assez souvent du mal à s'impliquer dans la mise en place ou l'animation des intranets d'établissement scolaires, que souvent leur participation se limite (ce qui n’est déjà pas si mal !) à la gestion de pages CDI avec comme objectif majeur la mise à disposition des ressources. Pourquoi à votre avis cette réduction de la fonction documentaire ?

Sophie Kennel : Il y a plusieurs raisons à cela : * la charge de travail déjà conséquente entre la gestion du CDI et la pédagogie documentaire. * la formation qui n’est souvent pas suffisante pour permettre à l’enseignant de s’engager efficacement dans la conception d’un nouvel espace numérique dans l’établissement. * Le cloisonnement des fonctions et des responsabilités qui rend difficiles les projets collaboratifs * L’attachement au monde tangible et surtout la crainte de voir notre relation à l’usager disparaître dans le virtuel. * La peur de la dérive techniciste, de l’instrumentalisation Un enseignant documentaliste qui met en place des pages CDI, si celles-ci ne se contentent pas de la présentation de l’équipe et de l’édition de la liste des périodiques disponibles, s’engage déjà dans un projet conséquent et à long terme. L’intranet documentaire, c’est un deuxième CDI à gérer, avec des sources qui seront différentes, des produits et des services qu’il faudra adapter, même si la mise à disposition de l’ensemble des ressources peut se faire « simplement » à partir du module web du logiciel documentaire, si le catalogage est centralisé. A partir du moment ou ces pages CDI vont plus loin que le simple listage des ressources, on ne peut plus parler de « réduction de la fonction documentaire ». Au contraire. Nous sommes avec l’intranet documentaire au cœur de cette fonction documentaire, et même d'un « espace CDI ». La participation au pilotage de l’intranet d’établissement oblige par contre l’enseignant documentaliste à se positionner différemment dans l’équipe. Il sort de son espace de responsabilité et d’exercice. Son rôle dans ce projet est très différent : il est initiateur, coordinateur, organisateur et chef d’équipe. A lui de proposer la structuration de l’intranet, d’établir les procédures de publication, d’assurer le contrôle du respect du droit et de l’éthique, de décrire les informations proposées ou de former les auteurs-éditeurs à la description des documents Mais malgré les volontés et nos compétences appropriées, nous n’avons pas forcément les aptitudes, ni la légitimité pour jouer ce rôle.

Quelle autre participation des documentalistes aux espaces numériques imaginez-vous ?

Sophie Kennel : Avec ce que nous avons déjà évoqué, je crois qu’il y a déjà largement de quoi remplir les journées du documentaliste ! Mais si on enlève les limites réalistes de ce qu’il est possible d’ajouter à nos charges, il est évident que la fonction documentaire appliquée aux espaces documentaires en ligne ne se limite pas non plus à la gestion des ressources. * Même si cela ne représente pas la partie la plus facile, ni même la plus souhaitable à transposer sur les réseaux informatiques, la formation à l’information doit pouvoir être proposée dans l’enseignement à distance également. La gestion documentaire est quasiment absente actuellement des plates-formes d’e-learning, tout autant que la formation à l’information. Cette formation à la recherche d’information mais aussi à sa production et à sa diffusion, doit pouvoir être dispensée avec les outils de l’enseignement en ligne (mise en ligne, tutorat, etc.) * Il y a bien sûr l’expertise et le conseil en matière de droit de l’information et des personnes, rendu particulièrement essentiel avec l’ouverture de la publication en ligne et l’évolution des mentalités sur ce sujet. * Le pilotage de projets et de politiques documentaires adaptées à l’espace numérique de l’établissement, que nous avons déjà abordés. * La médiation, le service, toujours, qui doit pouvoir être transposées, sans perdre en interactivité : ne pas se contenter de proposer du service par anticipation (« just in case »), mais continuer à répondre à des besoins exprimés par l’usager (« just in time »). * La fonction de valorisation de l’information et des productions ainsi que la fonction de communication se verront accentuées dans l’espace numérique

Quelles missions existantes sont transposables en ligne ?

Sophie Kennel : Tout dépend de l’évolution envisagée du dispositif de mise à disposition de l’information et de son accompagnement. Il ne peut y avoir de réponse tranchée et généralisable. A chaque espace documentaire ses besoins et ses objectifs, et donc sa réponse adaptée apportée par le documentaliste. Nous venons d’aborder différentes possibilités de participation des documentalistes aux espaces numériques. Concernant les missions existantes, diverses expériences montrent que tout est transposable, il reste à penser la formation à l’information, pas seulement la mise en ligne d’outils didactiques. Mais il ne faut pas vouloir faire du « tout numérique » à tout prix. Là encore la réussite du projet réside dans l’évaluation des besoins des usagers et de l’institution et la définition des objectifs, en prenant en compte le contexte du système d’information documentaire local.

Quelles mutations sont rendues nécessaires par ces nouveaux environnements numériques ? Et plus particulièrement comment développer la médiation documentaire dans les espaces numériques ?

Sophie Kennel : Si on ne veut pas limiter le rôle de l’enseignant documentaliste à la mise à disposition de ressources en ligne, voire uniquement de références de ressources, il faut repenser nos missions dans l’univers numérique. Il ne faut pas se contenter de délocaliser les ressources, il faut que le documentaliste fasse partie du voyage. Nous avons suffisamment lutté contre l’instrumentalisation de nos missions pour ne pas perdre la bataille sur le champ du virtuel. Et encore, le terme de « délocalisation » n’est pas approprié dans le cas des CDI virtuels d’établissements parce qu’il n’est pas question d’une transposition des documents papier vers le numérique mais de l’enrichissement d’un fonds existant dans des espaces élargis. La réponse à apporter à l’accès et à la maîtrise de l’information dans les espaces numérique ne réside pas dans les outils, ni dans les équipements, ni dans les produits qu’on nous propose. Elle est dans la médiation que nous apporterons et qui sera aussi une médiation vers les outils et les produits logiciels ou de ressources. Il reste néanmoins toute une réflexion à mener sur les modalités de cette médiation en ligne et les implications qu’elle aura sur notre métier. Malgré tout, même si le cœur de notre métier n’est pas remis en cause, avec les nouveaux espaces numériques d’information, les fonctions documentaires changent : de gestionnaire d’un lieu de ressources, le gestionnaire de l’information (re)devient responsable d’un service d’information, par exemple. Dans le cadre du pilotage de l’espace documentaire en ligne il doit repenser son rôle vis-à-vis des collègues producteurs d’information et se positionner en formateur, en conseiller, en expert.

Avec quelle formation le documentaliste pourra-t-il répondre à ces nouveaux défis ?

Sophie Kennel : L’enjeu est là aussi. Aujourd’hui peu de documentalistes ont bénéficié d’une formation suffisante leur permettant de s’engager dans la gestion de l’information dans les espaces numériques. Nous défendons tous l’idée qu’il faut dépasser la technique et que le véritable enjeu de la maîtrise de l’information n’est pas dans les outils. C’est vrai, mais pour que cet outil ne soit plus une fin mais un moyen, il faut en devenir le maître raisonné. Je doute que nous en soyons déjà à ce stade de maturité, à observer les situations d’exercice et à écouter les discours sur les enjeux de l’information. Cette connaissance des outils ne doit pas se limiter aux moyens de recherche et d’accès à l’information mais englober également ceux qui nous permettent la publication en ligne et la diffusion, la collaboration. Attention, il ne s’agit pas de devenir des informaticiens mais d’être capables d’assurer la gestion et diffusion de l’information dans l’environnement numérique et de dialoguer de façon constructive avec les spécialistes des équipements et des réseaux. J’aurais d’autre part tendance à prôner une véritable formation disciplinaire initiale du professeur documentaliste en information-documentation. Notre spécialité professionnelle doit s’appuyer sur un socle assuré de connaissances en sciences de l’information et de la communication, sur la recherche dans ce domaine. L’évolution et la complexification des problématiques liées au document et à l’information électronique exigent un haut niveau de connaissance, d’expertise et de réflexion, ne serait-ce par exemple qu’en ce qui concerne le droit de l’information. Notre culture de l’information, si nous voulons pouvoir la transmettre, doit être celle du sage. Un ou deux ans de formation CAPES, sans juger de la qualité de celle-ci, sont bien courts pour acquérir la maîtrise technologique, la méthode, les connaissances et la réflexion en sciences de l’information et de la communication et devenir un vrai spécialiste. Et le temps de formation devient idéal quand arrive le temps de l’exercice en situation professionnelle dans un CDI.