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Communiquer : Quoi ? Pourquoi ? Pour qui ? Comment ?

par Marthe Berthide-Limier, Sylvie Forestier, Frédérique Péaud,
[juillet 2011]

Mots clés : communication

Que communiquer ?

Le type des informations pouvant être communiquées :

  • Institutionnelle
  • Administrative
  • Pédagogique
  • Pratiques : fixant les modalités d’utilisation du lieu, du prêt, de l’utilisation des matériels
  • Culturelle : actions diverses

Pourquoi Communiquer ? Avec qui ? Comment ?

1. A l’intérieur du service, entre les personnels

Mettre en place une communication interne, pourquoi ?

  • être plus efficace : éviter de faire plusieurs fois la même chose, se compléter entre les personnels du CDI, mettre les autres personnes au courant de ce que l’on fait ;
  • être plus cohérent ;
  • s’organiser.

Avec quels outils

  • Oral et écrit : agenda, messagerie, cahier de liaison, bulletin…

2. Le Centre et ses utilisateurs

Les professeurs-documentalistes, en tant que professionnels de l’information doivent mettre en œuvre tous les moyens possibles et déterminer une politique de communication, définie dans le projet CDI, lui-même faisant partie de la politique documentaire dans le projet d’établissement. Ils doivent imaginer et mettre en place des stratégies de collecte, de traitement et de diffusion de l’information.

En tant que responsable d’un espace pédagogique, ils doivent veiller à :

  • Informer le public, aussi bien des modalités de fonctionnement (d’utilisation d’Internet, par exemple, de prêt, horaires, fonds …) ;
  • Mettre de l’information à disposition de l’utilisateur, l’organiser en fonction de celui-ci, la mettre en forme pour la rendre accessible et adaptée, la présenter, la mettre à jour ;
  • Mettre en valeur le fonds : mettre en place une signalisation claire dans l’espace, dans le but de permettre aux utilisateurs d’être autonomes (efficacité, rapidité, indépendance), veiller à ce que ce fonds soit à jour, pertinent et exploitable ;
  • Provoquer une participation, la venue des utilisateurs : mettre en vedette des ouvrages en fonction de l’actualité, valoriser les actions pédagogiques, par exemple lors de la Semaine de la Presse, surtout quand celles-ci reposent sur le volontariat des élèves (Les Clubs Lecture, Presse, Théâtre …). Proposer une enquête de satisfaction, un cahier de suggestions ;
  • Réaliser des documents pédagogiques (Boîte à outils, fiches méthodologiques, tutoriels, diaporama …) ;
  • Promouvoir la culture : mettre en place une exposition, en faire la publicité ;
  • Participer à la promotion de l’établissement : par le biais du site, communication avec l’extérieur, les institutions, les collectivités, les centres culturels, les médiathèques, bibliothèques, musées, archives… Mettre en valeur les filières proposées.

Pour mener à bien ces missions :

  • Il doit bien connaître son fonds, les outils qui sont à sa disposition, les programmes et les utilisateurs potentiels : élèves, enseignants et tout membre de la communauté scolaire
  • Il doit analyser et connaître les besoins
  • Il doit savoir traiter l’information
  • Il doit vérifier ses sources comme un journaliste

Par quels moyens ?

  • Faire une veille documentaire : Flux RSS, Alertes, (Google Vigilibris, BO), listes de diffusion, courrier papier reçu dans le CDI (avec les éditeurs, les autres établissements, …). Elle doit être régulière et s’intéresse principalement aux informations institutionnelles : nouveaux programmes, rénovation et réformes, mise en œuvre pédagogique des programmes ;
  • participer à la mise en ligne d’informations sur le site de l’établissement ;
  • fiche de modalités d'utilisation du CDI pour les enseignants ;
  • des fiches professeur-documentaliste / professeur de discipline et  professeur-documentaliste / élève ( E-prof doc du CRDP d’Aix-Marseille)
  • participation aux réunions, conseil pédagogique, à la communication générale de l’établissement.

Comment ?

  • Supports Ecrits
    • Parutions : bulletins d’information, plaquette, journaux, etc.
    • Affichage papier : panneaux dans le CDI, panneaux en salle des professeurs, panneaux sur la Vie Scolaire, dans la cour …
      Parfois un simple affichage permet aussi de ne pas répéter sans arrêt la même information.
  • Numériques
    • Site Internet d’établissement, rubrique CDI : revue de presse (Lycée de Bellevue à Fort-de-France, mars 2011), nouveautés-acquisitions, modalités d’utilisation du centre, du prêt, possibilité de consulter la base en ligne. À  partir du moment où il est consulté il permet de toucher un plus grand nombre d’élèves, d’enseignants, mais aussi les parents, avec une très grande rapidité.
      La communication numérique trouve ses limites avec les capacités matérielles d’accès à l’Internet, avec les réticences de certains adultes à utiliser l’informatique et avec le côté impersonnel d’une communication virtuelle.
      Le Webclasseur de l’Onisep est un exemple d’une organisation de la communication d’informations et de ressources autour du projet professionnel de l’élève qui facilite les échanges entre tous les acteurs de la communauté éducatives, les élèves et les parents. La plateforme associée « Mon orientation en ligne » offre la possibilité à chaque utilisateur d’obtenir des informations précises et pointues par téléphone, messagerie électronique ou « chat ».
      Des exemples
    • Diffusion par messagerie : liste de diffusion auprès des coordonateurs de discipline pour y gagner en rapidité et en efficacité par rapport à la distribution personnalisée dans des casiers dans une salle des professeurs parfois éloignée géographiquement.
      Ce type de communication permet de créer des profils afin de diffuser des informations : sur la discipline, en fonction des projets pédagogiques en cours et pour le suivi des commandes.
  • Supports Oraux
    • Communication orale : La relation est plus conviviale, elle apporte un plus à la communication, et fait intervenir le relationnel. Mais parfois il peut il y a voir des « malentendus » ou des « incompréhensions » : il faut donc veiller à être le plus clair possible …
      Certains interlocuteurs préfèreront ce type de communication, ou voudront obtenir une confirmation de l’information écrite reçue.

3. Entre documentalistes

La communication en réseau est déterminante pour échanger et mutualiser nos pratiques, nos réflexions et nos ressources :

  • par le biais des listes de diffusion, comme cdidoc par exemple ;
  • en se constituant en groupe de travail sur un espace géographique restreint.

L’évaluation

Pour mesurer l’impact des  activités de communication le documentaliste doit se construire des indicateurs pour mesurer le « feed-back ».
Les outils du web 2.0, grâce à leur interactivité offrent des possibilités de réaction directe et rapide entre le professeur-documentaliste et ses interlocuteurs.

Plus classiquement, une enquête de satisfaction régulière peut donner des éléments pour améliorer les actions de communication et cerner de nouveaux besoins.

Bien que difficilement mesurable l’échange verbal reste un moyen privilégié de communiquer.

Notes de bas de page

Marthe Berthide-Limier, documentaliste certifiée. Lycée Acajou 2 au Lamentin
Sylvie Forestier, documentaliste certifiée. Lycée de Bellevue de Fort-de-France
Frédérique Péaud, documentaliste certifiée. CRDP de Martinique

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