Gestion des abonnements : compilation des messages de la liste CdiDoc

par Anne Sandoval, documentaliste - Mérignac (Bordeaux),
[janvier 2007]

Mots clés : abonnement

Cette synthèse a pu être réalisée grâce aux nombreux messages de la liste cdidoc.fr. Par souci de gain de place, nous avons enlevé les formules de politesse qui introduisent tout message ; la courtoisie étant de rigueur sur cette liste.

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Compilation de messages issus de la liste Cdidoc

Je m'adresse avant tout aux collègues de "gros" lycées, mais les autres témoignages sont les bienvenus également ! Voici mon problème :jusqu'à présent, la gestion des abonnements (réabonnements, suppression, suivis...) était confiée à l'agence comptable qui utilise les services d'EBSCO, agence de gestion d'abonnements, et nous (les documentalistes) nous contentions de communiquer les informations, demande de réabonnements, etc. Il semblerait que l'on veuille nous refiler le dossier, la gestion étant considérée trop lourde par l'agence comptable (!). Je précise que nous avons environ 70 abonnements. Qui s'occupe de la gestion des abonnements dans vos établissements ? Distinguez-vous la gestion des abonnements pris sur les crédits du CDI et ceux pris sur les crédits de disciplines ? Qu'en est-il des abonnements réservés aux professeurs (type NRP ou Historiens et Géographes) ? Les gérez-vous également ? (…).
cdi.m-pagnol@laposte.net

Je gère les abonnements et réabonnements des périodiques du cdi mais c'est l'intendance qui valide après moi les bons de réabonnements. Pour ceux pris sur les crédits d'enseignement et localisés hors du cdi, je transmets les réabonnements aux profs coordonnateurs et leur demande s'ils veulent reconduire. C'est moi qui bulletine et dispatche tous les périodiques reçus au lycée. C'est lourd car j'en gère 80 mais je suis au courant de tous les abonnements pris et je peux alors rendre ces achats intelligents en cherchant (par abonnement ou par mutualisation) les dépouillements. J'ai créé une base spéciale pour gérer plus facilement et des imprimés type pour les profs, du coup ça va vite.
cdi.carhaix@laposte.net
Dans notre établissement, une ligne budgétaire a été créée pour les abonnements de toutes les disciplines dépendantes du régime général A1. Tout support pédagogique acquis par l'établissement est enregistré dans BCDI ce qui évite souvent l'utilisation des crédits à des fins personnelles. En ce qui concerne les abonnements, si on vous donne l'assurance qu'il n'y aura pas d'interruption dans la réception de ceux-ci, prenez les en charge, mais comme il faut toujours la signature du gestionnaire, cela risque de rajouter encore plus de lenteur administrative...
isabelle.godart@ac-lille.fr
Nous sommes un "gros" lycée. Nous avons plus de 90 abonnements. Nous travaillons en parfaite harmonie avec la secrétaire d'intendance. Voilà comment nous procédons: Toutes les demandes d'abonnement arrivent au CDI. Après avoir demandé aux professeurs, coordinateurs des crédits, des différentes disciplines, leur accord pour le renouvellement de l'abonnement, nous faisons parvenir à la secrétaire le bulletin de réabonnement. Nous lui indiquons sur quel crédit elle doit prendre cette dépense. Elle envoie le bulletin ... Ensuite, la facture arrive au CDI, après vérification, je la transmet à l'intendance. Bien entendu, pour les revues payées sur les crédits du CDI, point n'est besoin de l'accord de professeurs.
Elisabeth.Guimier@ac-caen.fr

Sociétés intermédiaires

EBSCO (ex. Dawson France )
http://www.ebsco.com/France/

…)EBSCO gère pour le CRDP les abonnements, une bonne quarantaine, je fais le travail moi-même, à partir du listing que m'envoie annuellement EBESCO, je raie les titres que je ne souhaite plus et je joins une liste des nouveaux abonnements titre, éditeur et adresse, le prix et la quantité. ensuite le service financier s'occupe d'éditer le bon de commande , puis de régler les factures après mon accord (je reçois bien les titres). J'apprécie d'autre part le suivi que fait EBSCO, quand je rencontre un problème (numéro non envoyé), un simple coup de téléphone, et EBSCO prend en charge le suivi efficacement d'une manière générale. donc la charge de travail est légère et de toute façon incontournable, puisque je n'entends pas déléguer le choix des abonnements pour la médiathèque à un autre service.
mediatheque.crdp@ac-martinique.fr
On a renoncé aux services de cette entreprise depuis deux ans.. On n'a pas recherché d'autres prestataires.
jphennuyer@wanadoo.fr

Société Swets
Information Services : BP 104 - St-Quentin-en-Yvelines - 78191 Trappes Cedex
http://www.swets.com

Mais nous sommes si peu satisfaites de leur service que nous avons décidé de gérer nos abonnements nous même.
Eve.Schwartz@ac-grenoble.fr

OFUP
https://www.ofup.com/

Un vrai casse-tête ! Nous avons essayé : il faut qu'un nom de personne soit donné, pas d'abonnement au nom de l'établissement. Je pense qu'avec la nouvelle loi de finances ce sera quasiment impossible ! Par ailleurs "service" fait par des jeunes étudiants employés par l'OFUP, en début d'année. Résultat pour des réabonnements, un dit jeune homme a gardé notre fiche en réserve pendant .... des semaines. Résultat : un trou de 4 mois dans nos collections!!! Alors l'OFUP terminé depuis longtemps !maryvonne.zanaglia@laposte.net