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Utiliser Dropbox

par Jean-Paul Thomas, Sylvie Barbier,
[janvier 2013]

Mots clés : 

Site Dropbox - Nouvelle fenêtre

Dropbox est un outil gratuit de stockage et partage de dossier, ainsi que de travail collaboratif.

Dans le même esprit que Google Doc, il permet, par la mise en ligne de fichiers dans des espaces privés, de stocker, partager et modifier des dossiers, de manière individuelle ou groupée.
De plus, le stockage en ligne permet également de retrouver ses travaux peu importe l’endroit et l’appareil sur lequel on se trouve (ordinateur, tablette, mobile…), du moment qu’il y ait une connexion internet.

Se connecter

Dropbox propose deux possiblités :

  • Utiliser le service en ligne de façon nomade ou non
  • Créer une unité de stokage synchronisée sur une ou plusieurs machines

Quelque soit le choix, la première des actions est de se créer un compte : Opens external link in new windowhttp://www.dropbox.com/

 

Sur la page d’accueil du site Dropbox, cliquez sur "Se connecter" puis sur "Créer un compte".

Remplissez le formulaire, en n’oubliant pas de cocher la case « J’accepte les conditions de Dropbox »

Il vous sera alors possible de récupérer vos dossiers publiés sur votre compte, depuis n’importe quel poste informatique ou tablette pourvus d’une connexion internet.

Un mode d'emploi succinct intitulé "Premiers pas" est disponible sur le site.

Si vous souhaitez pouvoir synchroniser une ou plusieurs appareils sur ce compte, vous pouvez télécharger l'application qui créera un répertoire Dropbox sur chacune des machines. Ce répertoire sera mis à jour des modifications effectuées (soit en ligne soit sur une machine équipée de cette application avec vos codes) à chaque connexion à Internet.

Sur votre machine, Dropbox se présentera ainsi :

Aspect après installation de l'application
Aspect après installation de l'application

Les quatre types de répertoires sont : 1 répertoire privé, 2 répertoire pour les photos, 3 pour une publication en ligne, 4 répertoire partagé avec d'autres titulaires de comptes Dropbox.

Les répertoires 1 et 4 (sur l'image) ont été créés par l'utilisateur.

Leur fonctionnement est exactement le même que celui tout autre dossier sur votre machine. Vous pouvez copier, coller, renommer, créer d'autres répertoires à votre guise.

En ligne, votre compte aura cet aspect (l'exemple présenté concerne au autre compte) :

Aspect du compte Dropbox en ligne
Aspect du compte Dropbox en ligne

Vos dossiers apparaissent en liste.

Avec les icônes du haut, vous pouvez gérer vos dossiers : charger un nouveau fichier, créer un nouveau dossier, le partager ou le supprimer.

Fonctionnement de Dropbox en ligne

Créer un dossier et Ajouter un fichier

Cliquez sur la deuxième icône pour créer un nouveau dossier.
Vous pouvez alors le nommer dans la liste juste en dessous.

Pour ajouter un nouveau fichier, cliquez dans le dossier dans lequel vous souhaitez l’insérer, puis cliquez sur la première icône.


Une page s’ouvre :

Cliquez sur « choisir des fichiers ». Vous pouvez alors en télécharger plusieurs à la suite.

Partager des dossiers

Cette fonction ne peut être mise en route que sur l'interface en ligne. Cependant, une fois partagé, le dossier se comporte comme les dossiers ordinaire de chaque compte.

Cliquez sur la troisième icône

Voici ensuite les différentes étapes à suivre :

 

 

Sélectionner tout d’abord la case de votre choix :
« partager un nouveau dossier », et le créer en y tapant le nom juste en dessous.

Ou

« Partager un dossier existant » auquel cas il vous sera demandé  ensuite de le sélectionner dans une liste.

Vous pouvez ensuite voir avec qui le fichier est déjà en partage :

Pour inviter des personnes supplémentaires, il vous suffit de cliquer sur « Inviter d’autres » ou de saisir les adresses électroniques (ou simplement le nom si un dossier a déjà été partagé avec cette personne)

Un mail est ensuite envoyé à ces personnes.
De même lorsqu’une personne vous envois un fichier, un mail vous parvient vous demandant d’accepter.

Un clic droit dans votre page vous permet également d’accéder à ces options.

Dropbox permet à chacun des collaborateurs de modifier, éditer ou supprimer un fichier.

Cependant pour que ces modifications soient visibles de tous, il faut s’assurer que le document ne soit ouvert qu’une seule fois durant l’enregistrement de ces modifications, et non sur plusieurs postes à la fois.
Si plusieurs personnes travaillent dessus en même temps ou que le document est encore ouvert sur un autre poste, les modifications seront visibles uniquement par la personne qui les a effectué, sur son compte. Ses collaborateurs garderont la version non modifiée.
Il faudra donc veiller à enregistrer les nouvelles versions sous un nouveau fichier afin de repérer la version originale sur son compte.

Avantages et inconvénients

Les plus

  • Le système permet trois types d'accès pour un même compte : un accès public sans mot de passe, un accès partagé sur invitation et un accès privé
  • Les fichiers sont disponibles sur plusieurs machines, une fois la synchronisation effectuée il n'y a plus de procédure de téléchargement
  • Le système de sauvegarde est très fin et conserve toutes les versions enregistrées d'un même document

Les moins

  • L’impossibilité de se déconnecter : une fois dropbox installé sur votre ordinateur, vous ne pouvez pas le fermer
  • Dropbox ne possède pas de fonction « Editer » pour ses dossiers dans son interface en ligne : d’où l’impossibilité, par exemple, de renommer ses dossiers. Cette manipulation n'est possible qu'avec l'application sur le poste.
  • D’autres utilisateurs reprochent également le manque de la fonction « Favoriser » : dans le cas ou l'utilisateur accumule les dossiers, il est souvent utile d’en favoriser certains.

En résumé

Dropbox est un bon système de transport et de partage de fichiers mais ne constitue qu'un système moyen pour la rédaction collaborative.

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